444 74 53
Beyaz Masa
Şile Belediyesi
Yazı İşleri Müdürlüğü
Yazıyı Büyütmek İçin Tıklayınız...
Yazıyı Küçültmek İçin Tıklayınız...

 Müdür : Nida KILIÇEL
 

GÖREV ve SORUMLULUKLAR

Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Meclis- Encümen İşleri Birimi
c) Dilekçe ve Evrak Kayıt İşleri Birimi
ç) İnsan Kaynakları Birimi
d) Hukuk İşleri Birim
e) Bilgi İşlem Birimi
f) Evlendirme Memurluğu


Meclis-Encümen İşleri Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

a) Müdürlüğe gelen meclis evraklarını kayıt etmek
b) Meclis toplantısı için gündemi hazırlar, gündemi ilan eder ve en az 3 gün öncesinde tebliğ eder. c) Gündemin oluşturulması, ilan edilmesi ve tebliğ işlemlerine ilişkin tüm evrakları usulüne uygun olarak arşivlemek
ç) Meclis toplantılarının sağlıklı ve güvenli bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli tüm idari tedbirleri almak ve meclis salonunu toplantıya hazırlamak. Aksi yönde bir meclis kararı yoksa tüm birleşimlere katılmak ve toplantıya ilişkin notları tutmak, meclis başkanının emirlerini yerine getimek ve toplantı tutanağını tanzim etmek. Aksi yönde bir meclis kararı yok ise meclis görüşmelerini görüntülü ve sesli kayıt cihazlarıyla kayıt etmek
d) Meclisçe onaylanan teklifleri karar haline getirmek, meclis karar defterine kayıt etmek ve karar numarası vermek, meclis başkanı ve katip üyelere imza ettirdikten sonra belediye başkanının onayına sunmak.
e) Belediye başkanı tarafından iade edilmeyen ve kesinleşen kararların birer nüshalarını yürürlüğe girmesi için kaymakamlık makamına ve gereği için ilgili birim müdürlüklerine zimmetle göndermek. Onaya tabi kararları ayrıca konusuna göre onay makamına göndermek
f) Kararların asıl nüshalarını dayanak belgeleri ile birlikte usulüne uygun olarak arşivlemek ve alınan tüm kararları belediyenin resmi internet sitesinden kamuoyunun bilgisine sunmak
g) Meclis üyeleri ile komisyon üyelerinin toplantılara katılım durumunu tespit etmek ve huzur haklarını düzenleyerek ilgili müdürlüğe bildirmek
ğ) Komisyona havale edilen tekliflerin komisyonlarda görüşülmesini ve kanunda belirtilen sürelerde yeniden meclisin gündemine alınması hususlarını takip etmek
h) Başkanlık makamına havale edilen önergelerinin zamanında cevaplandırılmasının takibini yapmak.
ı) Görevleri ile ilgili eksiklikleri kamu hizmetinin aksamasına mahal bırakmayacak şekilde önceden öngörür, tespit etmek. Yukarıda belirtilen görevlerin ve Yazı İşleri Müdürünün kendisine tevdi ettiği diğer görevlerin tam ve noksansız olarak, zamanında, meri mevzuata uygun, düzenli, sağlıklı ve güvenli bir şekilde yerine getirmek
i) Müdürlüğe gelen encümen evraklarını kayıt etmek, gündemi hazırlamak ve toplantıya göndermek, encümen toplantılarının sağlıklı ve güvenli bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli tüm idari tedbirleri almak ve encümen salonunu toplantıya hazırlamak, toplantıda alınan kararları daktilo ederek karar haline getirmek, karar numarası vermek ve kararların zamanında encümen üyelerince imzalanmasını sağlamak.
j) Karar suretlerini ilgili müdürlüğüne göndermek, karar asıllarını dayanak belgeleriyle birlikte usulüne uygun olarak arşivlemek.
k) Encümen üyelerinin toplantılara katılım durumlarını tespit etmek ve huzur haklarını düzenleyerek ilgili müdürlüğe bildirmek. Encümen toplantısında karar verilmeyip incelemeye alınan tekliflerin takibini yapmak ve kanuni sürelerde yeniden encümenin gündemine alınmasını sağlamak.
l) Encümen üyelerinin 2886 Sayılı Kanun çerçevesinde yapacağı ihalelerde de aynı görevleri yapmak.
m) Görevleri ile ilgili eksiklikleri kamu hizmetinin aksamasına mahal bırakmayacak şekilde önceden öngörmek, tespit etmek ve gidermek. Yukarıda belirtilen görevlerin ve Yazı İşleri n)Müdürünün kendisine tevdi ettiği diğer görevlerin tam ve noksansız olarak, zamanında, meri mevzuata uygun, düzenli, sağlıklı ve güvenli bir şekilde yerine getirmek.

Dilekçe ve Evrak İşleri Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

Dilekçe ve evrak işleri birimi, aşağıda beş madde halinde sınıflandırılmış işleri müdürünün talimatları doğrultusunda yapmak.
 
a)    Dilekçe kaydıyla ilgili sorumluklar:

1)Şikayet, istek, tebrik veya herhangi bir sebeple bizzat müracaatta bulunan vatandaşlara ve hükmi şahıs temsilcilerine ait dilekçeleri, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri gereği inceler
2) Uygun olmayanları eksiklikleri giderilmek üzere ilgililere iade eder, uygun olanları teslim alarak kurum kayıtlarına geçirir ve ilgili birim veya birimlere havale eder, buna ilişkin kurum kayıt tarih ve sayısını ilgilisine verir,
3)Kayıt altına alınan dilekçeleri tasnif eder ve gerektiği kadar çoğaltır, belge fişiyle birlikte müdürün imzasına sunar. Müdür imzasından sonra ilgili birim veya birimlere havale edilmek üzere zimmet karşılığı Belediye Başkanlık makamına teslim eder.
4)Dilekçelerin mevzuatta belirtilen sürelerde cevaplanmasını takip eder, zamanında  cevaplanmayanların raporlarını müdüre sunar.
5)Yapmış olduğu görevlere ilişkin belgelerin birer suretlerini ve zimmetleri usulüne uygun olarak arşivler. Görevleri ile ilgili eksiklikleri kamu hizmetinin aksamasına mahal bırakmayacak şekilde önceden öngörür, tespit eder ve giderir.
6) Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak.
7) Tüm görevleri yerine getirirken Müdürünü bilgilendirmek ve onayını almak.
8) Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek.

b) Gelen evrak işleriyle ilgili sorumluklar:

1) Posta yoluyla gelen vatandaşlara veya hükmi şahıslara ait talep ve şikayetler ile kamu kurum ve kuruluşlarından gelen her türlü resmi evrakı teslim almak, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümleri gereği incelemek, uygun olmayanların iadesi mümkün ise iade etmek,
2) İadesi mümkün olmayanları ise kayıt yapmaksızın arşivlemek, uygun olanları kurum kayıtlarına geçirmek ve ilgili birim veya birimlere havale etmek, kayıt altına alınan evrakları tasnif etmek ve gerektiği kadar çoğaltmak, belge fişiyle birlikte müdürün bilgisine sunmak.
3) Müdür imzasından sonra ilgili birim veya birimlere havale edilmek üzere zimmet karşılığı Belediye Başkanlık makamına teslim etmek.
4) Evrakların mevzuatta belirtilen sürelerde cevaplanmasını takip etmek, zamanında cevaplanmayanların raporlarını müdüre sunmak. Yapmış olduğu görevlere ilişkin belgelerin birer suretlerini ve zimmetleri usulüne uygun olarak arşivlemek.
5) Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak.
6) Tüm görevleri yerine getirirken Müdürünü bilgilendirmek ve onayını almak.
7) Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek.
 
c) Giden evrak işleriyle ilgili sorumluluklar:

1) Vatandaşlarımıza veya kamu kurum ve kuruluşlarımıza iletilmek üzere birim müdürlüklerince Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilen evrakları teslim almak, imza yetkileri yönergesi, yetki devri, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ve diğer ilgili mevzuat hükümleri gereği incelemek, uygun olmayanları düzeltilmek üzere ilgili birim müdürlüğüne iade etmek,
2) Uygun olanları evrak kayıt sistemine kayıt etmek, çıkış numaralarını vermek, tasniflerini yapmak, posta yoluyla gönderilecek olanları posta irsaliyesine işler, zarflar ve kurye yolu ile gönderilecek evraklarla birlikte zimmet karşılığı kurye görevlisine teslim etmek.
3) İlgilisi tarafından elden takipli olan evrakları, evrak takip sistemine gerekli açıklamayı yaptıktan sonra ilgililerine zimmet karşılığı elden teslim etmek. Yapmış olduğu görevlere ilişkin belgelerin birer suretlerini ve zimmetleri usulüne uygun olarak arşivlemek.
4) Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak.
5) Tüm görevleri yerine getirirken Müdürünü bilgilendirmek ve onayını almak.
6) Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek.

ç) Yazışmalarla ilgili sorumluluklar:

1) Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen yazıları cevaplandırmak, personel özlük işlerinin takip, kayıt ve yazışmalarını yapar, gerekli olan diğer resmi yazışmaları yapmak.
2) Haftalık, aylık ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak,
3) Evraklara mevzuatta öngörülen sürelerde veya talep edilen sürülerde cevap verilmesini sağlamak, aynı zamanda yürürlüğe yeni giren veya yürürlükten kalkan Anayasa, Yasa, Kanun Hükmünde Kararname, Bakanlar Kurulu Kararı, Tüzük, Genelge, Talimatname gibi mevzuat değişikliklerini ilgili birimlere bildirmek.
4) Demirbaşa kayıtlı eşyaları korur, yılsonu sayımını yapmak.
5) Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iş ve işlemleri takip etmek ve neticelendirmek.
6) Müdürlük bütçesini yapmak.
7) Yazı işleri Müdürlüğünce yapılması gereken ve bu yönetmelikle diğer kalemlere verilmemiş olan görevleri de yapar. Yapmış olduğu görevlere ilişkin belgelerin birer suretlerini ve zimmetleri usulüne uygun olarak arşivlemek.
8)Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak.
9) Tüm görevleri yerine getirirken Müdürünü bilgilendirmek ve onayını almak.
10) Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek.


İnsan Kaynakları  Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

a) Memur personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadro değişikliği, açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapmak, talep dilekçelerinin incelenip sonuçlandırmak, göreve başlayış işlemlerini yapmak.
b) Memur personelin derece terfi ve kademe ilerlemesi terfi tarihlerini belirten listelerin takibi, onaylarını almak. Maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespitini yapmak
c) Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum sonrası, mazeret) göreve başlayış ve görevden ayrılış işlemlerini yapmak.
ç) Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasının ve bilgilerin muhafazasını sağlamak.
d) Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (S.S.K., Bağ-Kur, Tahsil değişikliği, Askerlik süresi ve diğer mazerete dayalı süreler) işlemlerini yapmak.
e) İlk ataması yapılacak memur personelin ilk işe giriş evraklarının (güvenlik soruşturması, sağlık kurulu raporu vb.) temin edilerek atamasını yapmak ve emeklilik sicil numarası verilmesine ilişkin Emekli Sandığı ile gerekli işlemleri yapmak.
f) Memur personelin fasılalar ile düzenlenmiş olan özlük dosyasında muhafazası gereken evrakların konu ve içeriklerinin esas alarak arşivlemek
g) Belediyemizden naklen giden ve Belediyemize naklen atanan memur personelin özlük dosyalarının gittikleri kuruma devren göndermek, gelenlerin ise dosyalarını teslim almak
ğ) Mahkeme ve duruşma kararlarının ilgililere tebliğini yaparak alınan tebellüğ belgelerini ilgili kurumlara göndermek
h) Memur Mal Bildirim Formu (Memur personelin mal değişikliklerinde bir ay içerisinde, sonu 0 ve 5’li yılların Şubat ayının son gününe kadar) ve Bilgi Formu (ilk işe giriş) düzenlenmesini sağlayıp muhafaza etmek.
ı) Personelin evlilik ve mahkeme kararı vb. nedenlerden kaynaklanan soyadı değişikliklerinin Emekli Sandığına bildirmek
i) Emeklilik hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilik işlemlerini yapmak
j) Hizmet Belgelerini düzenlemek.
k) Memurların özlük dosyalarının korunması ve kurum sicil numarası esasına göre düzenleyerek arşivlemek.
l) İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyen memurların Valilik Makamından yurtdışı izin onayını almak.
m) İzine ayrılan Müdürlerin izinli olduğu süre içinde görevini yürütecek personelin görevlendirme işlemlerini yapmak.
n)
o) Müdürlük mutemetliğinin gerektirdiği görevlerin ve ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin, araç gerecin satın alma talebini yapmak.
ö) Vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanması ve sağlık yardımına ilişkin işlemleri yapmak.
p) Personelin özlük hakları ve emeklilikle ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığından görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek.
r) Personel konusunda müdürlükler arası bilgilendirme yazışmalarının yapılması ve özlük haklarının belirlenmesi hususunda Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli çalışmasını yürütmek.
s) Stajyer ve hizmetli personele görev verilerek takibini yapmak.
ş) Memurların Özlük haklarına ilişkin çeşitli kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerine gerekli yazışmalarla cevap vermek.
t) Özlük dosyalarının Nakil, Emeklilik, Vefat, istifa vb. durumlarda sicil numarası sırası gözetilerek arşivlenerek muhafaza etmek.
u) Memur personelin Hizmet Görev Belgesi talebi vb. dilekçeli müracaatlarını cevaplandırmak.
ü) Memur personelin Hizmet sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gerekli mevzuatları uygulamak.
v) Açıktan Atanma, Kadro İhdas ve Kadro Derece Unvan değişiklikleri ile ilgili yazışmaları yapmak.
y) İşçi personelin görevlendirme, emeklilik, hizmet akdi feshi, mahkeme yazışmaları, kadro değişiklikleri gibi özlük işlerini yapmak.
z) Sakat işçi, eski hükümlü ve terör mağduru kontenjanlarına alınacak işçilerin yasal çerçevede alım işlemlerini gerçekleştirmek
aa) Yeni işe alınan, işten ayrılan ve kadro değişikliği olan personelin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına işçi giriş ve çıkış bildirimlerini göndermek, her ay düzenli olarak Türkiye İş Kurumuna işgücü çizelgesini göndermek
bb) Yıllık izin onaylarını düzenleyip, tetkik ederek onaylamak.
cc) Toplu İş Sözleşmesi taslağının ve tutanaklarını hazırlamak.
çç) İşçi ve Memur Disiplin Kurulunu oluşturmak, disiplin kuruluna gönderilen evrak işlemlerini takip ederek, disiplin kararını yazıp, onaylatarak, disiplin defterine işlemek.
dd) Müdürlükler tarafından gönderilen yıllık izin, mazeret izin ve ücretli, ücretsiz izinlerin izin çizelgelerine işlemek.
ee) İşçi yevmiye çizelgelerini inceleyerek işlemlerini yapmak.
ff) İşçi personelin dolu boş kadrolarını güncelleyerek 6 ayda bir kez Devlet Personel Başkanlığına göndermek.
gg) İşçi maaş, ikramiye ve her türlü Sosyal Yardım ödemelerinin tahakkuklarını hazırlamak.
ğğ) Memur maaşlarının hesaplanarak tahakkuklarını hazırlamak.
hh) Encümen üyeleri hakkı huzurlarının tahakkuklarını hazırlamak.
ıı) Meclis üyeleri hakkı huzurlarının tahakkuklarını hazırlamak.
ii) Stajyer öğrenci maaşlarının tahakkuklarını hazırlamak.
jj) Başkan ve Başkan Yardımcıları maaşlarının tahakkuklarını hazırlamak.
kk) Memur sosyal denge ödemelerinin tahakkuklarını hazırlamak.
ll) İşçi-Memur yurtiçi ve yurtdışı yolluklarının tahakkuklarını hazırlamak.
mm) İşçi kıdem-ihbar tazminatlarının tahakkuklarını hazırlamak.
nn) Her ay emekli keseneklerinin İnternet ortamında Emekli Sandığı’na (e-bildirge) gönderme işlemlerini yapmak.


Hukuk İşleri Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

a) Şile Belediyesi adına bütün adli ve idari yargı mercilerinde dava açmak, açılmış davaları yürütmek ve sonuçlandırmak, takipte bulunmak, takiplerinin yapılması
b) Şile Belediyesi aleyhine bütün adli ve idari yargı mercilerinde açılmış dava ve takiplerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması,
c) Adli veya idari yargı mercilerinden, hakemlerden, icra dairelerinden veya noterlerden, Belediyemize yapılan ve Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğünce Müdürlüğümüze intikal ettirilen tebligat ve her türlü evrakın Şile Belediyesi adına hukuki gereklerini yerine getirilmesi, vekâletnameye bağlı tebellüğ dâhil tüm hakların kullanılması,
ç) Şile Belediyesine ait her türlü idari işlem ve icraatın hukuka uygunluğunu temin için, Başkanlık Makamınca veya idari birimlerce sorulan hususlar hakkında hukuki mütalaa dermeyan edilmesi.


Bilgi İşlem Birimi Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

a) Bilgisayarların donanım ve yazılım konusunda sorunlarını gidermek gerekli güncellemeleri yapmak
b) Yazıcı, faks, fotokopi, tarayıcı cihazların bakımı, toner-kartuş temini, arızalarını gidermek
c) Server’ların bakım onarım güncelleme işlemlerini yapmak
ç) Winkent uygulaması ile ilgili sorunları gidermek
d) Winkent uygulaması veri tabanını günlük olarak yedeklemek
e) İnternet hatları ile ilgili sorunları gidermek
f) İnternet güvenliğini sağlamak
g) Firewall cihazlarının bakım onarım güncellemelerini yapmak
ğ) Network ile ilgili sorunları gidermek
h) Depolama ünitelerinin uygulama ve kullanıcılarla entegrasyonunu sağlamak
ı) Dış birimlerin merkez lokasyonla bağlantılarını sağlamak
i) Santral sistemi ile ilgili sorunları gidermek
j) Gerektiğinde projeksiyon cihazlarını kurmak, sunumları yapmak
k) Jeneratör ve kesintisiz güç kaynağının bakımlarını yaptırmak
l) Kullanıcılara teknik destek sağlanması gerekli eğitimleri vermek
bilgi@sile.bel.tr, sile@sile.bel.tr, ebelediye@sile.bel.tr mail hesaplarının günlük kontrolü
m) Kullanıcı e-mail hesaplarının kontrolünü sağlamak
n) Web sitesi ile ilgili sorunları gidermek, güncelleştirmeleri yapmak
o) İhale ilanlarının web sitesinde yayınlanmasını sağlamak
ö) Meclis gündem ve kararların web sitesinde yayınlanmasını sağlamak
p) E-belediyecilik uygulamalarının sorunlarının giderilmesini sağlamak
r) E-belediyecilik sistemine üye olanların kontrolü, üyeliklerinin onaylanmasını sağlamak
s) E-Belediyecilik uygulaması ile yapılan ödemelerin günlük batch işleminin gerçekleştirilmesini sağlamak
ş) Kent rehberi uygulaması ile ilgili sorunların giderilmesini sağlamak
t) İmar durumu uygulaması ile ilgili sorunların giderilmesini sağlamak
u) İnteraktif Sms sistemi (Kısa mesaj hattı 6070) ile ilgili sorunların giderilmesini sağlamak
ü) Aylık, memurların kesenek dosyasının oluşturulması sorunların giderilmesi E-SGK’ya gönderilmesini sağlamak
v) Aylık, işçilerin E-bildirge dosyalarının oluşturulması sorunların giderilmesi ve E-SGK’ya gönderilmesini sağlamak
y) Aylık, muhtasar, kdv beyannamelerin hazırlanması gönderilmesini sağlamak
z) Sms veritabanı ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek (yeni üye eklenmesi-silinmesi)
aa) Kutlama, bilgilendirme sms’lerini göndermek
bb) Netcad ile ilgili sorunları gidermek
cc) Güvenlik kameraları ile sorunları gidermek
çç) Araç takip sistemi uygulaması ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek
dd) Gsm hatları ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek
ee) Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak.
ff) Tüm görevleri yerine getirirken Müdürünü bilgilendirmek ve onayını almak.
gg) Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek.


Evlendirme Memurluğu Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu

a) Belediyemize evlenme akdi için başvuran vatandaşların gerekli evrakları doldurulduktan sonra Medeni Kanunun ilgili maddeleri gereğince evlilik akdi tamamlanarak çiftlere Uluslararası Aile Cüzdanı vermek
b) Nikah bitiminde 2 nüsha Mernis Şile Nüfus Müdürlüğü’ne göndermek.
c) Yabancı uyruklu evliliklerde ise yabancı olandan hangi ülkenin vatandaşı ise bağlı bulunduğu konsolosluktan orijinal Türkçe yazılı bekarlık belgesi almak, Valiliğe de tasdik ettirdikten sonra memurluğumuza müracaat ederek aynı şekilde nikah işlemleri yapmak.
ç)  Yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutar, arşivleyerek muhafaza etmek.
 
 
Müdürlük Faaliyetleri
Markalarımız
Kardeş Şehirlerimiz
Belediyemizden Haberdar olmak için e-mail ile üye olabilirsiniz.
TC. Şile Belediyesi mobil uygulamasını çok yakında buradan İndirebilirsiniz.
Üsküdar Cad. No: 1 Şile / İstanbul Tüm içerik hakları Şile Belediyesine aittir.