Erhan PEHLİVAN

İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE SORUMLULUKLARI

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler
Amaç
MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı İmar ve Şehircilik Müdürlüğü teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerinin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2 - Bu yönetmelik İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 - Bu yönetmelik, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Bağlayıcılık
MADDE 4 - Şile Belediye Başkanlığı bünyesindeki ilgili müdürlükler görev alanına giren iş ve işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerini yerine getirmek hususunda yetkili ve sorumlu olup, bu yönetmelik hükümleri ile bağlıdırlar.
Tanımlar
MADDE 5 - Bu yönetmelikte geçen
1)    Başkan: Şile Belediye Başkanı’nı,
2)    Başkan Yardımcısı: Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
3)    Başkanlık Makamı: Şile Belediyesi Başkanlık Makamı’nı,
4)    Belediye: Şile Belediyesi’ni,
5)    Birim: Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Birimlerini,
6)    Şef: Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Şeflerini,
7)    Encümen: Şile Belediye Başkanlığı Encümeni’ni,
8)    Meclis: Şile Belediye Başkanlığı Meclisi’ni,
9)    Müdür: Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürü’nü,
10)    Müdürlük: Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’nü ifade eder.
Temel İlkeler
MADDE 6 - Şile Belediye Başkanlığı, ‘‘Şile’nin tarihi ve kültürel dokusunu koruyarak Şile’nin Dünyaca tanınan sanat ve turizm merkezi haline gelmesi, çağdaş ve yaşanabilir özgün bir kente dönüşmesi’’ vizyonu ve bir kamu kurumu olarak, ilçe sakinlerinin yerel ve ortak ihtiyaçlarını, bilgi teknolojilerine dayalı, yenilikçi, katılımcı ve çağdaş bir anlayış ile karşılamayı, ilçenin tarihi ve kültürel mirasını koruyarak geliştirmeyi misyonu olarak belirlemiştir. Aşağıda belirtilen temel ilkelere göre çalışmalarını yürütür.
1)    Katılımcılık: Belediyemiz kamusal hizmetin her alanında Şileliler ile birlikte karar alma, yönetme ve değerlendirmeyi esas almıştır.
2)    Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik: Belediyemiz karar alma ve uygulamada şeffaf ve hesap verebilirliği esas almıştır.
3)    Adalet: Belediyemiz kamu hizmetlerinin sunumunda vatandaşlarımıza ve diğer tüm paydaşlarımıza adil ve hukuka uygun bir hizmet anlayışını esas almıştır.
4)    Verimlilik: Belediyemiz hizmetlerin üretilmesinden sunumuna kadar kamu kaynaklarını etkin ve verimli kullanmayı esas almıştır.
5)    İnsan ve Çözüm Odaklılık: Belediyemiz önce insan prensibiyle vatandaşlarımıza daima güler yüzlü ve çözüm odaklı bir hizmet anlayışını esas almıştır.
6)    Kapsayıcılık: Belediyemiz din, dil, ırk, cinsiyet, yaş ve kültür ayırt etmeksizin tüm halkımıza hizmet etmeyi esas almıştır.
7)    Hizmette Öncelik: Belediyemiz kadın, çocuk, yaşlı ve dezavantajlı kesimlere öncelikli hizmet sunmayı esas almıştır.
8)    Kaliteli Hizmet: Belediyemiz vatandaşımızın talep ve ihtiyaçlarını karşılamada kaliteli hizmet sunmayı benimsemiş ve bilişim alanında kendini sürekli geliştirmeyi esas almıştır.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Organizasyon ve Personel Yapısı
Kuruluş
MADDE 7 - Şile Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 22/02/2007 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince Şile Belediye Meclisi’nin 07/12/2009 tarih ve 2009/42 sayılı kararı ile kurulmuştur.
Organizasyon Yapısı
MADDE 8 - (a) İmar ve Şehircilik Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.
(b)    Müdürlüğün organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili başkan yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer.
(c)    Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir.
(d)    İmar ve Şehircilik Müdürü hizmet gereklerine uygun olarak birimlerin yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yapar.
(e)    İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Harita ve Numarataj Şefliği, Ruhsat Şefliği ve Yapı Kontrol ve İskan Şefliği olarak üç şeflikten oluşmaktadır. 
Personel Yapısı
MADDE 9 - Müdürlükte uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi, sözleşmeli personel ve belediye iştiraklerinde çalıştırılan personel görev yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görevleri
MADDE 10 – (a) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.
2)    Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
3)    Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
4)    Şile Belediyesi İç Kontrol Eylem Planındaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
5)    Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereği cevaplamak.
6)    Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
7)    Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
8)    Gerektiğinde Belediyenin diğer birimleriyle, resmi kurum ve kuruluşlarla, ilgili meslek odalarıyla, ihale sürecindeki ilgililerle yazışmalar yapmak.
(b) Müdürlük bünyesindeki şefliklerin görevleri aşağıdaki gibidir:
Harita ve Numarataj Şefliği : 
1)    İmar durumu belgesi düzenlemek.
2)    İlgililerin talebi üzerine 3194 Sayılı İmar Kanunu’nun 15. ve 16. Maddelerine göre encümene teklif folyesi, encümen kararı, ada revizyonu ve aplikasyon gibi çalışmaları yapmak.
3)    3194 Sayılı İmar Kanunu’nun 18. Maddesi gereğince imar uygulamalarını yapmak.
4)    Kot-kesit, İnşaat istikamet, imar istikamet ve kontur-gabari belgelerini düzenlemek.
5)    Adres kayıt sisteminin veri girişi yapılması ve güncel tutulmasının takibini yapmak.
6)    Adres tespitlerinin kontrolü ve onayını yapmak.
7)    Yeni açılan cadde ve sokakların isimlendirilmesi için meclise teklif verilmesi işlemlerini takip etmek. 
    Ruhsat Şefliği : 
1)    İlgililerin talebi üzerine mimari avan projelerin ilgili Kanun, yönetmelik, planlar ve plan notlarına uygunluğunu incelemek ve onaylamak. 
2)    Yapı ruhsatı (yeni yapı, tadilat, yeniden, yenileme, isim değişikliği, yıkım, yanan-yıkılan) düzenlemek.
3)    Kat irtifakı projelerini onaylamak ve onaylanan projeleri Tapu ve Kadastro sistemine yüklemek.
4)    Kanal projelerini ilgili evraklarıyla birlikte İSKİ sistemine yüklemek.
5)    Yapı ruhsatı eki olan mimari, statik, mekanik, elektrik projeleri ile zemin etüt raporlarının ilgili mevzuat çerçevesinde kontrollerini yaparak onaylamak.
6)    Tescilli yapıların ilgilisinin talebi üzerine ilgili Koruma Kurulu ile süreçlerini yürütmek.
7)    Asansör uygulama projelerini onaylamak.
8)    Asansör tescil belgesi düzenlemek.
9)    Asansör mühürleme ve mühür açma işlemlerini yapmak.
10)    Eksper işlemlerini ve taleplerini  karşılamak.
11)    Lihkab’tan gelen Bağımsız Bölüm Düzeltme işlemlerini yapmak.
12)    Yıllık bütçe tekliflerini ve yıllık ücret tarifelerini hazırlamak.
13)    6306 sayılı “Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkında Kanun” kapsamındaki iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.
14)    Riskli yapılarda, gerektiğinde yapılara verilen elektrik, su ve doğalgaz hizmetlerinin kısıtlanması/kesilmesi işlemleri için yazışmaları yaparak süreç takibini yapmak.
15)    6306 sayılı kanun ve 3194 sayılı kanuna istinaden yapı malikleri ya da vekilleri tarafından yapılacak müracaatlara istinaden yapılara yıkım ruhsatı düzenlenebilmesi için gerekli süreci yürütmek.
    Yapı Kontrol ve İskan Şefliği : 
1)    Yapı kayıt belgesi veya hasar tespit raporu bulunan binalara güçlendirme izni vermek.
2)    İlçe sınırları dahilinde vatandaşların imar işlemleri ile ilgili yazılı ve sözlü taleplerini mahallinde ve dosyada inceleme yaparak değerlendirmek.
3)    Yapı kullanma izin belgesi düzenlemek.
4)    İş bitirme tutanağını onaylamak.
5)    Yapı denetim firmalarına ait hakediş raporlarını onaylamak.
6)    Yapı denetim tarafından düzenlenen seviye tespit tutanağını onaylamak.
7)    Yapı tatil tutanağı düzenlemek.
8)    Ruhsatlı inşaatlara ait şikayetleri değerlendirmek.
9)    Yapı denetim firmaları tarafından onaylanan işe başlama tutanaklarını onaylamak.
10)    İş deneyim ve iş durum belgesi hazırlamak.
11)    Kat Mülkiyeti projelerini onaylamak ve onaylanan projeleri Tapu ve Kadastro sistemine   yüklemek.
Müdürün Görevleri
MADDE 11 – Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek.
2)    Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.
3)    Müdürlüğün görev ve çalışma yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek.
4)    Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak.
5)    Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak.
6)    Müdürlük arşivinin oluşturulması ve muhafazasını temin etmek.
7)    Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.
8)    Belediyenin stratejik planının ve stratejik planda yer alan performans hedef ve göstergelerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak.
9)    Müdürlüğün çalışmalarının stratejik plan ve performans programındaki hedeflerine uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
10)    Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
11)    Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini hazırlamak.
12)    Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ve 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.
13)    Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek, teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.
14)    Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
15)    Yapılan çalışmalar hakkında belediye başkanı ve/veya ilgili başkan yardımcısına rapor vermek.
16)    Başkanlık makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.
17)    Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
18)    Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek.
19)    Disiplin amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
20)    Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.
21)    Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.
22)    Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek.
23)    Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak ve birim içi çalışma akışını kontrol etmek.
Müdürün Yetkileri
MADDE 12 – Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Müdürlüğü;
a)    Başkanlık makamına, belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
b)    Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise başkanlık makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
2)    Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
3)    Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve harcama talimatı vermeye,
4)    Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
5)    Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,
6)    Başkanlık makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme, alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
7)    İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,
8)    İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
9)    Çalışma grupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
10)    Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
11)    Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
12)    Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
13)    Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla; gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,
14)    İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya,
15)    Yasal ve diğer şartlara bağlı olarak müdürlüğün görev alanına giren çalışmalarda hizmeti durdurmaya yetkilidir.
Müdürün Sorumlulukları
MADDE 13 – Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Müdürlüğün ve müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;
a)    Belediye başkanına ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısına,
b)    Başkanın bilgisi dahilinde belediye meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,
c)    Gerektiğinde belediye encümenine,
d)    Kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya müdürlere ya da kurullara karşı sorumludur.
2)    Müdürlüğün ve müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, başkanlık makamını bilgilendirmek kaydıyla;
a)    Sayıştay’a,
b)    İlgili bakanlıkların denetim organlarına,
c)    Belediye meclisinin denetim komisyonuna,
d)    İç denetim organlarına,
gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.
3)    Başkanlık makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.
Şeflerin Görevleri
MADDE 17 – Müdürlük bünyesinde görev yapan şeflerin görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Yasal mevzuat, sistem ve prosedürlere hakim olmak, ilgili değişiklikleri takip etmek.
2)    Müdürlükle ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaların hazırlanmasını sağlamak.
3)    Gelen evrakı incelemek ve ilgili personele sevk etmek.
4)    Müdürün yetki verdiği durumlarda müdürlüğe gelen talep, şikâyet ve önerileri değerlendirmek.
5)    Üstlerinin verdiği talimatları ve görevleri yerine getirmek, yapılan çalışmalar hakkında bilgi vermek.
6)    Üstlerinden aldığı görevleri personele dağıtarak işlemlerin yapılmasını sağlamak.
7)    Personelin koordinasyonunu sağlamak, çalışmalarını kontrol etmek ve yönlendirmek.
8)    Problemli konularda müdürlüklerden ve ilgili kurumlardan bilgi alıp, üstleriyle irtibat kurarak çözüme kavuşturmak.
9)    Görevlendirildiği takdirde müdürün yerine vekalet etmek.
10)    Personelin daha verimli çalışması için eğitim almalarını sağlamak, motive etmek, çalışmalarına yön vermek.
11)    İş ve hizmetlerin;   etkin, verimli, ekonomik, en az emek ve malzeme kullanılarak temin edilmesi ve yapılmasını sağlayacak tedbirleri uygulamak ve üst yönetime tekliflerde bulunmak.
12)    Kanun, tüzük, yönetmelik ve yetkili organlarca belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak ve yaptırmak.
13)    Müdürlüğünde görevli personelin etkin ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacak planlamayı yapmak ve işlerin düzenli olarak yürütülmesi için gerekli tedbirleri almak.
Şefin Yetkileri
MADDE 18 – Müdürlük bünyesinde görev yapan şefin yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir.
1)    Personeli, ekipmanı ve birimin sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
2)    İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
3)    Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
4)    İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya yetkilidir.
Şefin Sorumlulukları
MADDE 19 – Müdürlük bünyesinde görev yapan şefin sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.
1) Temsil ettikleri birimin ve kendi görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde müdüre karşı sorumludurlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 20 – (a) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1)    Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
2)    Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra şefe iletilir.
3)    Şef, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4)    Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5)    Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
(b)    Müdürlükler arasında işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
(c)    Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1)    Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
2)    Müdürlüğe havale edilen her türlü evrak ve dilekçe kayda geçirilip, müdür tarafından ilgili şefliğe havale edilir.
3)    Havale edilmiş evrakı veya dilekçeyi alan personel, bu evrak veya dilekçeye mevzuata uygun olarak işlem yapar. 
4)    Birimler arasında yazışma, dosyalama, arşivleme gibi konularda standartlaşmaya gidilmesi için zaman zaman iş akış şemaları kontrol edilir.
5)    Elektronik ortamda evrak kayıt sistemi üzerinden müdürlüğe aktarılan evrak veya dilekçe, evrak kayıt sistemine kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için şefe sunulur. Şef tarafından ilgilisine havalesi yapılır. İlgilisi tarafından, teslim alınan evraka yasal süresi içinde gereği yapılır.
6)    Tüm işlemleri ve imzaları tamamlanan evrak, evrak kayıt sistemi üzerinden numara verildikten sonra ilgili yerlere gönderilmek üzere zimmet defterine kaydı yapılarak veya elektronik ortamda ilgilisine teslim edilir.
7)    Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakların müdürlükte kalan sureti tapu bilgilerine göre dosyasına konur. Arşiv mevzuatına uygun olarak belirli süre birim arşivinde saklandıktan sonra kurum arşivine devredilir.
8)    Yazışmalarda, Belediye Başkanı veya müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının denetim ve gözetiminde, Şile Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve Yazışma Kuralları ile ilgili yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
MADDE 21 – İmar ve Şehircilik Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
1)    5393 sayılı Belediye Kanunu,
2)    5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
3)    657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
4)    4857 sayılı İş Kanunu,
5)    6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
6)    5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
7)    6245 sayılı Harcırah Kanunu,
8)    2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu,
9)    3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
10)    4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
11)    3194 sayılı İmar Kanunu,
12)    634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu,
13)    4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun,
14)    6306 sayılı Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkındaki Kanun,
15)    2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu,
16)    2872 sayılı Çevre Kanunu,
17)    3621 sayılı Kıyı Kanunu,
18)    2920 sayılı Türk Sivil Havacılık Kanunu,
19)    2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu,
20)    4925 sayılı Karayolu Taşıma Kanunu,
21)    2981 sayılı İmar Affı Kanunu,
22)    6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
23)    Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,
24)    Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
25)    Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,
26)    İstanbul İmar Yönetmeliği,
27)    Yapı Denetimi Uygulama Yönetmeliği,
28)    Planlı Alanlar İmar Yönetmeliği,
29)    Türkiye Bina Deprem Yönetmeliği,
30)    Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik,
31)    Otopark Yönetmeliği,
32)    Sığınak Yönetmeliği,
33)    Şantiye Şefleri Hakkında Yönetmelik,
34)    Yapı    Müteahhitlerinin    Sınıflandırılması    ve    Kayıtlarının    Tutulması    Hakkında Yönetmelik,
35)    6306 sayılı Kanunun Uygulama Yönetmeliği,
36)    Yapı Sahipleri İle Yapı Denetimi Hizmet Sözleşmesi İmzalayacak Yapı Denetim Kuruluşlarının Elektronik Ortamda Belirlenmesine İlişkin Usul ve Esaslara Dair Tebliğ
37)    Binalarda Su Yalıtımı Yönetmeliği,
38)    Binalarda Enerji Performansı Yönetmeliği,
39)    Elektrik İç Tesisleri Yönetmeliği,
40)    Elektrik İç Tesisleri Proje Hazırlama Yönetmeliği,
41)    Elektrik Kuvvetli Akım Tesisleri Yönetmeliği,
42)    Binaların Gürültüye Karşı Korunması Hakkında Yönetmelik,
43)    TS 3419 Havalandırma ve İklimlendirme Tesisleri Projelendirme Kuralları,
44)    TS 825 Binalarda Isı Yalıtım Kuralları,
45)    TS 2164 Kalorifer Tesisatı Projelendirme Kuralları,
46)    TS 1258 Binalarda Temiz Su Tesisatı Hesap Kuralları,
47)    Makine Tesisatı Genel Tasarım Teknik Şartnamesi,
48)    Binaların Yıkılması Hakkında Yönetmelik,
49)    İlgili bakanlıkların tebliğ ve genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 22 – Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat 
hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 23 –Bu yönetmelik, Şile Belediye Meclisi tarafından kabulü ve Şile Belediyesi’nin internet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 25 – Bu yönetmelik hükümlerini Şile Belediye Başkanı yürütür