Gülşen KESKİN

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE SORUMLULUKLARI

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç
MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı; Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu yönetmelik; Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarına ilişkin hususları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunun 15/b, 18, 48 ve 49 uncu maddeleri ile 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu yönetmelikte geçen;
a)    Başkan: Şile Belediye Başkanını,
b)    Belediye: Şile Belediyesini,
c)    Başkan yardımcısı: Mevzuata göre atanmış veya seçilmiş Başkan Yardımcılarını, ç) Başkanlık: Şile Belediye Başkanlığını,
d)    Meclis: Şile Belediye Meclisini,
e)    Büyükşehir belediyesi: İstanbul Büyükşehir Belediyesini,
f)    Birim: Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün bünyesindeki alt çalışma gruplarını,
g)    EBYS: Elektronik belge yönetim sistemini, ğ) Encümen: Şile Belediye Encümenini,
h)    İlçe: Şile İlçesini,
ı) KEP: Kayıtlı elektronik postayı,
i)    Komisyon: Meclisi ihtisas komisyonlarını,
j)    Müdürlük: Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,
k)    Müdür: Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,
l)    Personel: Belediyede Norm Kadroya göre Şile Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan memur, işçi ve sözleşmeli personel ile şirket personelini,
m)    SDP: Standart Dosya Planını ifade eder.
Temel İlkeler
MADDE 5 – (1) Müdürlük temel ilke olarak;
a)    Uygulamalara ilişkin kayıt ve belgelerin her an denetime hazır bulundurulmasını,
b)    Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik, kalite ve ihtiyaca uygunluğu,
c)    Kayıtların usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını,  ç) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirliği,
d)    Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimliliği,
e)    Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflığı,
f)    Uygulamalarda adaleti, hizmette eşitliği ve hesap verilebilirliği esas alır.
 
İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat Yapısı
MADDE 6 – (1) Müdürlük; Yazı İşleri Müdürü, Kararlar Birimi, Evrak Kayıt Birimi,  Nikâh İşleri Birimi, Hukuk İşleri Birimi, Bilgi İşlem Birimi ve Santral Biriminden oluşur.
(2) Müdürlüğün organizasyon yapısı içerisinde Yazı İşleri Müdürüne bağlı olarak yeterli sayıda şef, memur, sözleşmeli personel ve sürekli işçi ile yardımcı personel görev yapar.
Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları MADDE 7 – (1) Müdürlüğün görevleri şunlardır;
a)    Meclisin, encümenin ve komisyonların sekretarya hizmetlerini yürütmek,
b)    Belediyeye gelen yazıların evrak yönetiminde kayıt ve havale sürecini EBYS’ye uygun olarak işletmek, cevap bekleyen yazılara (gerekiyorsa ilgili müdürlükten yazı ile bilgi alınarak) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile ilgili diğer mer-i mevzuatta belirtilen yasal süre içerisinde cevap verilmesini sağlamak,
c)    Belediyeden giden yazıların evrak yönetiminde kayıt ve ilgililerine teslimat sürecini EBYS’ye uygun olarak yürütmek,
ç) Evlendirme işlemlerini yürütmek,
d) Belediye adına dava açmak, açılmış davaları yürütmek ve sonuçlandırmak,
e) Bilgisayarların donanım, yazılım konusunda sorun gidermek, 
d) Mevzuatın öngördüğü kurul ve komisyon toplantılarını yürütmek, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluğuna giren konularda alınan kararların uygulanmasını takip etmek.
(2) Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan ve bağlı bulunulan Başkan Yardımcısı tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 8 – (1) Müdürün görevleri şunlardır;
a)    Müdürlüğü başkanlık makamına karşı temsil etmek ve başkan tarafından verilen görevleri gerçekleştirmek,
b)    Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanlarına giren konuları başkan ve/veya başkan yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,
c)    Müdürlüğün görev alanına giren konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, müdürlüğün faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek,
ç) Belediyenin stratejik plan ve performans programında müdürlükle ilgili yer alan çalışmaları yapmak, hedefleri gerçekleştirmek,
d)    Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlayıp uygulamak,
e)    Müdürlüğün yıllık ya da dönemsel faaliyet raporunu hazırlamak,
f)    Personelin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza veya ödül için üst makamlara teklifte bulunmak, personelin izin planlarını yapmak, izinlerin kullanılmasını sağlamak, rapor, doğum, ölüm gibi konular ile personelin özlük işlemlerini takip ve kontrol etmek,
g)    Meclisin, encümenin ve komisyonların mevzuata uygun şekilde toplanmasını, alınan kararların süresi içerisinde yayınlanmasını sağlamak,
ğ) Evlendirme hizmetlerinin sunulmasını ve kontrolünü yapmak.
(2)    Müdür, görevlerin yerine getirilmesinde personele görev vermek ve başkan yardımcısının onayı ile müdürlük dâhilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir.
(3)    Müdür, görev ve yetkileri ile ilgili olarak yürüttüğü faaliyetlerden dolayı belediye başkanına ve başkan yardımcısına karşı sorumludur.

Kararlar Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 – (1) Kararlar birimi, birim sorumlusuna bağlı olarak görev yapan  memur, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşur.
(2)    Kararlar Biriminin görevleri şunlardır;
a)    Başkanın havalesi ile Müdürlüklerden gelen teklif yazılarına göre Meclisin gündemini hazırlayarak Başkana sunmak,
b)    Meclisin toplantı gün, yer ve saati ile gündemini meclis üyelerine bildirmek ve ilçe halkına duyurmak,
c)    Meclis toplantılarının “Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği” hükümlerine uygun şekilde yürütülmesini sağlamak,
ç) Meclis tarafından komisyonlara havale edilen tekliflerin görüşülmesini ve seyrini takip etmek,
d)    Komisyonlardan meclise gelen görüşlerin (raporların) kaydını, çoğaltılmasını ve Meclis Üyelerine dağıtımını yapmak,
e)    Komisyonlara giden ve gitmeyen tekliflerin, komisyonlardan rapor olarak dönen veya dönmeyen görüşlerin icmalini düzenleyerek takibini yapmak,
f)    Meclis görüşmelerini tutanağa geçmek,
g)    Meclis tutanaklarına uygun olarak meclis kararlarını tanzim ederek meclis başkanı ile kâtip üyelere imzalatmak,
ğ) Kesinleşen meclis kararlarının en geç yedi gün içerisinde mahallin en büyük mülki idare amerine gönderilmesini, uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak,
h)    Meclis üyeleri tarafından meclis başkanlığına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip etmek,
ı) Meclis üyelerinin her türlü özlük haklarını (mal beyanları hariç) takip etmek,
               j) Müdürlüklerden encümene havale edilen konulara göre encümen gündemine oluşturmak, Encümene havale edilen dosyaları tetkik etmek, varsa eksikliklerini tamamlatmak,
k)    Encümen kararlarını yazmak, encümen üyelerine imzalatmak, varsa karara muhalif
kalan üyelerin muhalefet gerekçelerinin yazılmasını sağlamak,
l)    Encümence alınan kararlarını tarih ve numara sırasına göre dosyalamak, teklif sahibi Müdürlüklere tebliğ etmek,
m)     Meclis, encümen ve komisyon üyelerinin huzur listelerini tutarak, huzur hakkı ödeme işlemlerini yürütmek.
(3)    Birim sorumlusu, birimin görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü ve dağıtımı yapmakla yetkilidir.
(4)    Kararlar Birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

Evrak Kayıt Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 10 – (1) Evrak kayıt birimi, birim sorumlusuna bağlı olarak görev yapan  memur, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşur.
(2)    Evrak Kayıt Biriminin görevleri şunlardır;
a)    Belediyeye fiziksel ve/veya elektronik olarak gelen her türlü evrakı, vatandaş istek ve şikâyetlerini içeren dilekçelerin kabulünü, EBYS’ye uygun olarak kaydını yapmak,
b)    Gelen evrakın hangi birime havale edileceğini belirterek havalesini yapmak üzere Müdüre arz etmek,
c)    Müdür tarafından başkan yardımcısının ya da başkanın havalesine arz edilecek evrakın arzını gerçekleştirmek,
 
ç) Başkan, başkan yardımcısı, müdür ya da müdür tarafından yetkilendirilmiş birim sorumlusu tarafından havalesi yapılan evrakı EBYS’ye göre dijitalleştirerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek,
d)    Kayda alınan evrakın safahatı hakkında aylık raporlama yaparak rapor sonucunu ilgili birimlere iletmek,
e)    Birimler tarafından kurum dışına gönderilen evraka kurum kayıt numarası vermek,
g)    Birimler tarafından ilçe içerisindeki kamu kurum ve kuruluşları ile büyükşehir belediyesine gönderilecek tüm yazı ve tebligatları teslim alarak, Kurye personeli aracılığıyla zimmet karşılığında ilgililerine teslim etmek,
ğ) Kurum dışına posta (ödeme emirleri hariç) ile gönderilecek evrakın postalama işlemini yürütmek,
h)    Kuruma gelen ve kurumdan gönderilen evrakın SDP’ye ve EBYS’ye uygun olarak dijital arşivlenmesini takip etmek.
ı) Saklama planlarına göre kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen evrakın ayıklama ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri koordine etmek.
(3)    Birim sorumlusu, birimin görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü ve dağıtımı yapmakla yetkilidir.
(4)    Evrak kayıt birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür 
tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

Hukuk İşleri Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11 – (1) Hukuk İşleri birimi, birim sorumlusuna bağlı olarak görev yapan  memur, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşur.
(2) Hukuk İşleri Biriminin görevleri şunlardır; 
 a) Şile Belediyesi adına bütün adli ve idari yargı mercilerinde dava açmak, açılmış  davaları yürütmek ve sonuçlandırmak, takipte bulunmak, takipleri neticelendirmek.
 b) Şile Belediyesi aleyhine bütün adli ve idari yargı mercilerinde açılmış dava ve takipleri yürütmek ve sonuçlandırmak.
 c) Adli veya idari yargı mercilerinden, hakemlerden, icra dairelerinden veya noterlerden, Belediyemize yapılan ve Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğünce Müdürlüğümüze intikal ettirilen tebligat ve her türlü evrakın Şile Belediyesi adına hukuki gereklerini yerine getirmek. Ayrıca, vekaletnameye bağlı tebellüğ dâhil tüm hakları kullanmak.
 d) Şile Belediyesine ait her türlü idari işlem ve icraatın hukuka uygunluğunu temin için, Başkanlık Makamınca veya idari birimlerce sorulan hususlar hakkında hukuki mütalaa dermeyan etmek.
 e) Belediye birimlerinin İş ve işlemlerinin Hukuka uygunluğu hususunda gerekli koordinasyonu ve hukuki desteği sağlamak.
f) Değişen ve ihdas edilen yasal düzenlemeler ve uygulaması ile ilgili birimlere gerekli bilgilendirmeleri yapmak.
 (3) Birim sorumlusu, birimin görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü
ve dağıtımı yapmakla yetkilidir.
(4)Hukuk işleri birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür 
tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

Bilgi İşlem Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 12 – (1) Bilgi İşlem birimi, birim sorumlusuna bağlı olarak görev yapan  memur, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşur.
(2) Bilgi İşlem Biriminin görevleri şunlardır;
a) Bilgisayarların donanım ve yazılım konusunda sorunlarını gidermek gerekli güncellemelerini yapmak.
b) Yazıcı, fax, fotokopi, tarayıcı cihazların bakımı, toner-kartuş temini ve arızalarını gidermek.
c) Server’ların bakım, onarım ve güncelleme işlemlerini yapmak.
ç) UKBS ve FlexCity uygulamaları ile sorunları gidermek ve veri tabanını günlük olarak yedeklemek.
d) İnternet hatları ile ilgili sorunları giderip, güvenliğini sağlamak.
e) Firewall cihazlarının bakım onarım güncellemelerini yapmak ve network ile ilgili sorunları gidermek.
f) Depolama ünitelerinin uygulama ve kullanıcılarla entegrasyonunu sağlamak ve dış birimlerin merkez lokasyonla bağlantılarını sağlamak.
g) Santral sistemi ile ilgili sorunları gidermek.
ğ) Jeneratör ve kesintisiz güç kaynağının bakımını yaptırmak.
h) Kullanıcılara teknik destek sağlamak, gerekli eğitimleri vermek, e-mail hesaplarının kontrolünü sağlamak.
ı) İhale ilanlarının, meclis gündem ve kararlarının web sitesinde yayınlanmasını sağlamak.
i) E-belediyecilik uygulamalarının sorunlarının giderilmesi, sisteme üye olanların kontrolü, üyeliklerinin onaylanması ve uygulama ile yapılan ödemelerin günlük kontrolünü yapmak.
j) Kent rehberi uygulaması ve İmar durumu uygulaması ile ilgili sorunların giderilmesini sağlamak.
k) Sms veritabanı ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek (yeni üye eklenmesi – silinmesi), kutlama ve bilgilendirme sms’lerini göndermek.
l)  Netcad ile ilgili sorunları gidermek.
m) Güvenlik kameraları ile ilgili sorunları gidermek.
n) Gsm hatları ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek.
o) Mesleği alanındaki gelişmeleri takip etmek ve uygulamak. 
(3) Birim sorumlusu, birimin görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü
ve dağıtımı yapmakla yetkilidir.
(4)Bilgi İşlem birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür 
tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

Nikâh İşleri Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 13 – (1) Nikâh işleri birimi, birim sorumlusuna bağlı olarak görev yapan yeterli sayıda memur, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşur.
(2)    Nikâh İşleri Biriminin görevleri şunlardır;
a)    Birbirleri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek,
b)    Evlendirme Yönetmeliğine uygun olarak evlenme dosyalarını hazırlamak,
c)    Evlenmesine mani olmayan çiftlerin evlenme akitlerini yapmak, ç) Aile cüzdanı düzenleyip vermek,
d)    Evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak,
e)    İlçe dışında evlenmek isteyen talep sahiplerine evlenme izin belgesi düzenlemek,
f)    Evlenme kütüğü ve dosyalarını mevzuata uygun bir şekilde muhafaza etmek,
g)    Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstermek ve bu yetkililerce istenen dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak.
(3)    Birim sorumlusu, birimin görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü ve dağıtımı yapmakla yetkilidir.
(4)    Nikâh İşlemleri Birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

    MADDE 14 –(1) Müdürlükçe verilen görevlerin alınması, planlanması ve yürütülmesi.
a)    Tüm personele Müdür tarafından sözlü talimat şeklinde veya yazılı belge ile görev 
verilebilir, verilen görevi ilgili personel alır.
b)    Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenerek planlanır 
ve ilgili personele tebliğ edilerek görev verilir.
c)    Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Müdürlükçe 
belirlenen  plan dahilinde, yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. 


DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Denetim

    MADDE 15 –(1) Denetim ve Disiplin hükümlerinin uygulanması.
a)    Yazı İşleri Müdürü, tüm personelini gerek duyduğunda denetler.
b)    Yazı İşleri Müdürlüğü emrinde görev yapan tüm personelle ilgili disiplin işlemleri, 
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu hükümleri ve Belediye ile yetkili sendika arasında imzalanan Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki diğer mevzuata uygun olarak yürütülür.

BEŞİNCİ  BÖLÜM
Çeşitli Hükümler

Yürürlük
MADDE 14 – (1) Bu yönetmelik Şile Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
(2)    Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma Esasları Hakkında Yönerge yürürlükten kalkmış olur.
(3)    Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürütme
MADDE 15 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.