Osman Oktay ÜNAL

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV  VE SORUMLULUKLARI

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar
Amaç:
MADDE 1- ( 1 ) Bu yönetmeliğin amacı; Şile Belediye Başkanlığı  Destek Hizmetleri Müdürlüğü teşkilat ve görevleri ile personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını, çalışma esas ve usullerini kapsar.
Kapsam:
MADDE 2- ( 1 )  Bu yönetmelik Şile Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü hizmetlerinin daha verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Dayanak:
MADDE 3- ( 1)  Bu Yönetmelik;
a)    5393 sayılı Belediye Kanunu,
b)    5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu,
c)    4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
d)    4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu ve bu Kanunlara ilişkin yönetmelikler,
e)    2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
f)    5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
g)    3572 sayılı Kanun ve 2005/9207 Sayılı Yönetmelik,  
h)    394 sayılı Hafta Tatili Hakkında Kanun,
i)    832 sayılı Sayıştay Kanunu ve diğer Kanun, Tüzük ve Yönetmelikler ile hizmetin daha etkin ve yerinde yürütülmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Tanımlar:
MADDE 4 – ( 1 ) Bu yönetmelikte adı geçen terimler aşağıda tanımlanmıştır.
a)    Belediye: Şile Belediyesini
b)    Başkan: Şile Belediye Başkanını
c)    Başkanlık: Şile Belediye Başkanlığını
d)    Müdürlük: Şile Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünü
e)    Müdürlükler: Şile Belediye Başkanlığına bağlı Müdürlükleri
f)    Şeflik: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı Şeflikleri
g)    Memur: Şile Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki Memurları
h)    Kira Servisi Birimi: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Kira Servisi Birimini
i)    İşyeri Ruhsat Birimi: Destek Hizmetleri Müdürlüğü İşyeri Ruhsat Birimini
j)    İhale Birimi: Destek Hizmetleri Müdürlüğü İhale Birimini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat:
MADDE 5- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) Şef
c) Kira Servisi Birimi 
d) İhale Birimi 
e) İşyeri Ruhsat Birimi
Bağlılık:
MADDE 6 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk
Görev, Yetki ve Sorumluluk:
MADDE 7- (1) Müdür:
Müdürlüğü temsil eder. Müdürlükten birinci dereceden sorumludur, Müdürlük hizmetlerinin verimli etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar. Müdürlük bünyesindeki Memurların sicillerini tutar. Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının verdiği talimatlar ve havale ettiği evrakları, bu yönetmelikte yer alan yetkileri özen ve çabuklukla yapmak, yaptırmak ve yürütmekle sorumludur.
MADDE 8- (1) Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu:
a)    Destek Hizmetleri Müdürlüğünü Başkanlığa karşı temsil etmek.
b)    Başkanlığın özel yetki vermesi durumunda üçüncü şahıslara karşı Başkanlık makamı ve Belediyeyi verilen yetkiyle temsil etmek.
c)    Müdürlük yönetiminde tam yetkili olup, Müdürlüğün çalışmalarını kendisine bağlı Şeflikler ve Birimler arasında iş bölümünü düzenlemek görevlendirmeleri yapmak.
d)    Müdürlük içi yönergeler yayınlamak.
e)    Gerektiği zamanlarda faaliyetlerle ilgili toplantılar düzenleyip personele açıklamalarda bulunmak ve görev dağılımı yapmak.
f)    Başkanlık Makamınca düzenlenecek toplantılara katılmak, istenilen bilgileri vermek ve gerekli emirleri almak.
g)    Müdürlükte yapılan işlemler ve kullanılan formların geliştirilmesi için inceleme ve araştırmalar yapmak, başkanlık makamı görüşleri ile ilgili mevzuat hükümlerine göre gereken değişiklikleri yapmak.
h)    Müdürlüğün işlevlerine ilişkin başkanlık makamınca uygun görülen programların gereğince yürütülmesi için karar vermek, önlem almak ve uygulamak.
i)    Müdürlüğün işlevlerin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni önlemlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık makamına önerilerde bulunmak.
j)    Müdürlük yazışmalarında 1. derece imza yetkisine sahip olmak.
k)    Başkanlık makamının onayını alarak disiplin amiri olarak personeline mevzuatta öngörülen disiplin cezaları vermek.
l)    Müdürlüğüne bağlı personelin görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma ve rastlayacağı aksaklıkları gidermek.
m)    Başkanlık makamının onayını alarak Şef veya sorumluları görevlendirmek.
n)    Müdürlüğün harcama yetkilisi olup ilgili kanunlar kapsamında Mali Yıl Bütçesini ve faaliyet raporunu hazırlamak, personelin birinci sicil tezkiye amiri sıfatıyla Müdürlük personeli çalışmalarını her an denetlemek, ilgililerinden sözlü, yazılı bilgi ve savunma almak.
o)    Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevleri yerine getirmek.
MADDE 9- (1) Müdürlüğe Bağlı Şeflik:
Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı sorumlu kişidir.
MADDE 10- (1) Şefin görev ve sorumlulukları:
a)    Personelin görevlerini yapmalarından ve devamından sorumlu olmak,
b)    Evrakların usulüne uygun havale edilmesini sağlamak, görevli personeli takip etmek ve gerektiğinde bilgilendirmek, 
c)    Şefliğine gelen evrakın gereği için ilgili personele talimat vererek yaptırmak, takip etmek ve evrakın gerekli sürede çıkışını sağlamak,
d)    İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlamak,
e)    Evrakların dosyalandırılarak arşivlendirilmesi işlemlerini takip etmek,
f)    Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmek amacıyla yükümlü olduğu bütün faaliyetlerin yürütülmesinde Müdüre karşı sorumludur.
2)Kira Servisi Birimi:
Kira Servisinin başlıca görevleri aşağıdaki gibidir;
a)    Kira tahakkuklarının takibini yapmak,
b)    Sözleşme sürelerinin takibini yapmak,
c)    Milli Emlak payları iş ve işlemlerini yapmak,
d)    Kira alacakları taahhütnameleri düzenlemek,    
e)    Kira bedeli güncelleme işlemlerini yapmak,
f)    Sözleşme devir işlemlerini yapmak,
g)    Kira Şartnameleri düzenlemek,
h)    2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre kiralama ve satış ihaleleri yapmak,
i)    Yazışmalar (Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde birim içi, birim dışı yazışmalar ve bunların takibini yapmak),
j)    5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre taşınır mal kayıt işlemlerini yapmak,
k)    6360 Sayılı kanun ile Köy Tüzel kişiliğinden belediyemize devrolan taşınmazlarla ilgili, muhtarlıklara taşınmaz tahsisi ve bu taşınmazların kiralama işlemlerini yapmak,
l)    Sorumluluğu olan dosyanın takibi ve arşivlemesini yapmak,
m)    Kayıtların bilgisayar ortamında güncellemesini sağlamak,
n)    Destek Hizmetleri Müdürlüğünce verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
3) İhale Birimi:
İhale Biriminin başlıca görevleri aşağıdaki gibidir;
a)    4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında mal alımı, hizmet alımı, yapım ve danışmanlık ihalelerinin ihale sürecindeki iş ve işlemlerini yapmak,
b)    Sonuçlanan ihalelerin 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu kapsamında sözleşmelerini yapmak,
c)    İmzalanan sözleşme dosyalarını, uygulanmak üzere ilgili Müdürlüğe teslimini yapmak,
d)    Sorumluluğu olan dosyanın takibi ve arşivlemesini yapmak,
e)    Kayıtların bilgisayar ortamında güncellemesini sağlamak,
f)    Destek Hizmetleri Müdürlüğünce verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
4) İşyeri Ruhsat Birimi:
İşyeri Ruhsat Biriminin başlıca görevleri aşağıdaki gibidir;
a)    İlçe sınırları içerisinde ticari amaçla açılan bütün (Sıhhi, gayrı sıhhi, umuma açık istirahat ve eğlence yerleri vs.) iş yerlerine, iş yeri açma ve çalışma ruhsatı, hafta tatili ruhsatı veya izin belgesi verme işlemlerini yapmak, 
b)    Ruhsatlandırılma aşamasında tahakkuk etmesi gereken vergi, harç, resim ücret ve satış bedeli cinsinden Belediye gelirlerinin tahakkukunu hazırlamak, 
c)    Ruhsatı olmayan işyerlerinin faaliyetlerine son verilmesi için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, 
d)    İşyerlerinin ücret ve tarifelerini tasdik etme işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 
e)    İşyerlerine ruhsat verilmesi ve ruhsatın gereğinin yerine getirilememesi halinde ruhsatın iptal edilmesi işlemlerini yapmak, 
f)    Ruhsat Müracaatında bulunan işletmeci ve işyeri ile ilgili adres tespiti, imar, tapu, itfaiye, sağlık ve asayiş yönünden incelenmesi amacıyla yazışmalarda bulunmak, gelen cevabi yazıların takibini yapmak, 
g)    Umuma açık işyerleri ile ilgili alınan Encümen Kararlarını ilgili kurum ve birimlere bildirmek, 
h)    Ruhsat tanzim edilen işyerlerini ilgili kamu kurumlarına ve birimlere bildirmek, 
i)    Sorumluluğu olan dosyanın takibi ve arşivlemesini yapmak, 
j)    Kayıtların bilgisayar ortamında güncellemesini sağlamak,
k)    Destek Hizmetleri Müdürlüğünce verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM     

   Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetlerin icrası:
MADDE 11- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evraklar, evrak kayıt personelince bilgisayara işlenir ve Müdürlük makamına iletilir, Müdür evrakları ilgili Şefliklere havale eder, havale edilen evraklar zimmet defterine kaydedilerek ilgili şefliklere verilir. 
b) Görevin planlanması: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve ilgili Şef tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. 
c) Görevin İcrası: Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve verilen süre içerisinde yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon: 
 MADDE 12- (1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon aşağıda gösterilmiştir.
a)    Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyon Müdür tarafından, birim içi koordinasyon Müdür veya görevlendirdiği Şef tarafından sağlanır. 
b)    Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt personelinde toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdürlük makamına iletilir. 
c)    Destek Hizmetleri Müdürü evrakları ilgisine göre Şefliklere havale eder.
d)    Şef bu evrakları niteliğine göre inceler ve belli bir sürede sonuca ulaştırmak üzere ilgili personele iletir.
e)    Tüm personel birim içi ve birim dışı koordinasyonun aksamaması açısından yaptığı her iş ve işlemden Müdürlük makamına geri bildirimde bulunur.
2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Destek Hizmetleri Müdürlüğü, tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile ilgili Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanı imzası ile yürütür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Sicil ve Disiplin
Müdürlük içi denetim:
MADDE 13- (1) Müdürlük içi denetim aşağıda belirtilmiştir.
a)    Personel düzenli olarak, haftalık iş ve işlemlerinden Şef tarafından denetime tabi tutulur. Denetim raporu haftalık olarak Müdürlük Makamına sunulur.
b)    Şefler, Personelin yürürlükte olan kurallara ve kurum etik kurallarına uygun olmayan her davranışını tespit ederek Müdürlük Makamına iletir.
c)    Destek Hizmetleri Müdürü tüm personelini gerek gördüğünde bizzat denetler ve personelini tespit ettiği hususlarda bilinçlendirir.
Personel sicili:
MADDE 14- (1) Destek Hizmetleri Müdürü, sene sonu memur personel için birinci sicil Amiri olarak puan verir, kapalı zarfa konan sicil raporları Yazı İşleri Müdürlüğüne (Personel Müdürlüğü, İnsan Kaynakları) teslim edilir. 
Disiplin cezaları:
MADDE 15- (1) Destek Hizmetleri Müdürü çalışan tüm personelin disiplin işlemlerini yürürlükteki ilgili mevzuata uygun olarak yürütür. 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler
     Yönetmelikte yer almayan hususlar:
MADDE 16- (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili hükümler çerçevesinde hareket edilir. 
Yürürlük:
MADDE 17- Bu yönetmelik Şile Belediye Başkanlığı Meclisince onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.
    Yürütme:
MADDE 18- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.